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Jede gut moderierte Besprechung verlangt nach einer passenden Visualisierung und Dokumentation. Die Moderation von online Meetings stellt dabei keine Ausnahmen dar. Ich möchte dir in diesem Artikel ein digitales Helferlein vorstellen, welches dich bei der Moderation von regelmäßigen Besprechungsterminen unterstützt – Kanban.
Es ist sehr einsteigerfreundlich und bietet trotzdem viele Möglichkeiten. Zugleich ist es transparent und fördert Beteiligung. Da die Anforderungen sehr gering sind, kannst du es es für die Zusammenarbeit im Team auf der Arbeit nutzen, aber auch wenn du im Verein ein Projekt verfolgst oder mit einer Gruppe ein Ereignis planst.
Wenn du dir schon mehrfach gewünscht hast, dass eure Besprechungen etwas effektiver verlaufen, ihr gleichberechtigt zusammenarbeiten könnt und Ergebnisse übersichtlich festgehalten werden, solltest du unbedingt einmal das Arbeiten mit einem Kanban Board ausprobieren. Auf den digitalen Karten werden können von allen Besprechungspunkte mit den wichtigsten Infos eingetragen werden.
Besonders für die Moderation von online Meetings ist Kanban ein tolles Hilfsmittel und wenn du einmal angefangen hast damit zu arbeiten, wirst du es nicht mehr missen wollen, da sich immer neue Anwendungsmöglichkeiten ergeben.
Was ist Kanban?
Kanban (japanisch für Signalkarte) bezeichnet ursprünglich ein System der Prozesssteuerung aus der Produktion. Seit einigen Jahren hat sich Kanban auch in der IT Entwicklung bzw. im Projektmanagement von agilen Unternehmen verbreitet. In diesen Fällen hilft Kanban dabei Prozesse zu steuern, indem Aufgaben verschiedenen Kategorien zugeordnet und abgearbeitet werden. So wandert eine Aufgabe typischerweise vom Bereich Idee über Planung hin zur Umsetzung und dann zu den erledigten Aufgaben. Kurz gesagt geht es bei Kanban darum, in einem komplexen Prozess den Überblick zu behalten.
Diese Übersichtlichkeit ist es auch, die dir bei der Moderation von online Meetings helfen wird. Denn obwohl ein Kanban Board für komplexe Produktionsprozesse erdacht wurde, lässt es sich auch hervorragend für die Moderation von regelmäßigen Treffen anpassen. Wie auf der Abbildungen oben zu erkennen, benennst du dazu einfach die einzelnen Spalten nach dem Datum der Besprechung. In den Spalten (auch buckets genannt) sammeln sich dann die Karten, wobei jede Karte für ein zu besprechendes Thema steht. Und schon steht das Grundgerüst, welches in Zukunft hilft, eure Besprechungen zu strukturieren.
Es gibt viele Softwarelösungen, die das Kanban-Prinzip umgesetzt haben. Sie können leicht auf deine/eure Vorstellungen angepasst werden. Du musst also kein Technik Profi und keine Moderationsexpertin sein um von Kanban zu profitieren.
Kanban schafft Transparenz und Beteiligungsmöglichkeit
Ein sehr großer Vorteil eines online Kanban Boards ist die Transparenz für alle Teilnehmenden. Wenn du ein Board erstellst, bestimmst du die Personen, die an diesem Board mitarbeiten können. Sie nutzen dann genau wie du ihren PC oder auch ihr Smartphone um sich auf eurem online Board anzumelden. Die meisten Kanban Boards sind sowohl über den Browser, als auch über mobile Apps zu bedienen.
Jede und jeder kann dann neue Karten erstellen und sehen welche Themen bisher eingestellt wurden. Ihr könnt also dezentral und trotzdem zusammen an eurem gemeinsamen Kanban Board arbeiten. So gehen keine wichtigen Besprechungspunkte mehr verloren, da ihr einen gemeinsamen Platz habt um wichtige Themen für die nächste Besprechung zu sammeln.
Zudem sind alle Beteiligten jederzeit auf dem aktuellen Stand und sehen welche Themen anstehen und können sich gut auf die Besprechung vorbereiten. Da alle auf dem Board die gleichen Rechte haben, fördert ein gemeinsames Kanban Board die Beteiligung und ermöglicht die Kooperation und Selbstorganisation eines Teams.
Ein Board erleichtert die Vorbereitung der Moderation von online Meetings
Als Moderator*in des Treffens profitierst du in besonderem Maße von der Themensammlung auf einem online Kanban Board. So weißt du schon bevor das Treffen startet, welche Themen besprochen werden sollen und hast die Möglichkeit die Themen zu sortieren.
Du kannst die Karte sowohl innerhalb der Spalte sortieren, als auch Themen, die noch etwas Zeit haben, in eine der nächsten Besprechungen verschieben. Denke aber bitte daran deine Vorbereitung im Treffen für alle anzusprechen bzw. zu begründen.
Ich empfehle dir als Moderation mit den anderen Teilnehmenden abzusprechen, wie weit im Vorfeld der einzelnen Treffen neue Themen gesammelt werden (zum Beispiel bis zu einer halben Stunde vor dem Treffen). So hast du vor der Sitzung noch einige Minuten um dich vorzubereiten.
Überblick und Dokumentation
Die Karten können natürlich auch während der Sitzung bearbeitet werden. Wenn du eine der Karten öffnest, kannst du zusätzliche Informationen einfügen. So können beispielsweise im Notizen-Feld die wichtigsten Besprechungsergebnisse festgehalten werden, eine Checkliste mit Unterpunkten angelegt werden oder Datein als Anhänge an eine Karte geheftet werden. Du kannst Karten auch farblich markieren, oder mit bestimmten Sichtwörtern versehen, um einen noch besseren Überblick zu ermöglichen.
So eignen sich die Karten auch zur Kurzdokumentation einer Besprechung. Wenn ihr während der Sitzung die Karten bearbeitet, bietet es sich an, am Vorhinein eine Person zu bestimmen, welche die Karten während der Sitzung bearbeitet.
Möchtest du/ihr das Kanban-Board auch für eine Dokumentation und Nachverfolgung von übernommenen Arbeitsaufträgen nutzen, bietet es sich an, auf den Karten auch die Personen zu hinterlegen, die sich in der Sitzung bereit erklärt haben eine Aufgabe zu übernehmen. Dies ist mit nur zwei Klicks möglich.
Wenn eine Aufgabe zu einem bestimmten Datum erledigt werden muss, kann zudem ein Fälligkeitsdatum eingetragen werden. Personen, die sich einer Aufgabe zugeordnet haben, erhalten dann zum Fälligkeitsdatum eine automatisch versendete Erinnerung. So bleiben weniger Themen unerledigt.
Sind Themen/Karten abschließend besprochen, können sie abgehakt werden. Sie sind dann nicht mehr in der Übersicht zu sehen, sondern verkleinern sich an den Fuß der Spalte (auf dem Bild oben als erledigte Aufgaben markiert). Natürlich können auch diese Karten im Nachhinein noch eingesehen werden. So ist jederzeit für alle sichtbar, welche Themen und Aufgaben noch aktuell sind und der Bearbeitung bedürfen.
Wie bekomme ich ein Kanban Board?
Es gibt eine schier unendliche Vielfalt an Kanban Boards. Allen gemein ist, dass sie in der Cloud laufen. Ansonsten wäre ein Arbeiten an einem gemeinsamen Board nicht möglich. Du musst dich also entscheiden, wo Euer Board gehostet (beheimatet) sein soll. Dazu gibt es prinzipiell 2 Möglichkeiten
1. Du wählst einen der großen Anbieter und vertraust ihnen deine Daten an (einfach, zu geringen Kosten oder kostenlos, datenschutzrechtlich bedenklich)
2. Du entscheidest dich dafür Serverplatz zu mieten oder einen eigenen Server zu betreiben, auf dem eine passende Software installiert werden kann (mehr Aufwand, geringe Kosten, sicher).
die Großen: Trello, Microsoft 365 und Co
Arbeitest du mit deinem Team schon online zusammen, solltest du schauen, ob ein Kanban Board Teil des von euch genutzten Cloud Dienstes ist. Obige Screenshots entstammen der Windows App Planner, die Teil der Microsoft 365 Office Suite ist. Ich persönlich nutze Planner gerne und es ist hervorragend ins Microsoft Ökosystem integriert. Mit einem kostenfreien Microsoft 365 Benutzerkonto kannst du es aber leider nicht nutzen.
Daneben gibt es viele Firmen, die für ihre Kanban Boards bekannt geworden sind. Diese Kanban Boards bieten in der Regel eine kostenlose Basisfunktion, die für den Einstieg völlig ausreichend ist, gerade wenn du in das Thema Kanban hineinschnuppern möchtest. Die Nachteile eines Freemium-Modells musst du dabei selbstverständlich in Kauf nehmen. Dafür benötigst du und dein Team lediglich eure Email-Adressen um Accounts anzulegen. Dann kann es sofort losgehen, da bereits alles fix und fertig installiert und vorbereitet ist.
Du solltest aber bedenken, dass die im Board eingegebenen Daten und Dokumente auf den Servern dieser Anbieter gespeichert werden. Diese stehen in der Regel nicht in der Europäischen Union und entsprechen daher nicht der DSGVO. Wie überall im Internet empfiehlt sich also ein sensibler Umgang mit persönlichen Daten.
Folgende Anbieter habe ich in den letzten Jahren ausprobiert:
Der wohl bekannteste Anbieter und fast schon ein Synonym für Kanban Boards ist Trello, es bietet ein übersichtliches und einsteigerfreundliches Kanban-Board mit allen wichtigen Funktionen.
Asana ist ebenfalls sehr übersichtlich und einsteigerfreundlich. Ich finde vor allem die Kalenderfunktion, die es schon in der Basisversion gibt sehr praktisch. Mich störte allerdings, dass man direkt mit einer 30-Tage Premium Version startet und so nicht sofort ausprobieren kann, welche Funktionen zur kostenlosen Basisversion gehören.
ClickUp bietet neben einem Kanban Board auch in der Basis-Version Funktionen, die sich bei anderen Anbietern kostenpflichtig sind, wie zum Beispiel eine Kalender Funktion. Dafür fällt der Einstieg aufgrund der Komplexität nicht so leicht.
freie und open source Kanban Boards
Sind dir Datensicherheit und eine DSGVO Konformität wichtig, solltest du dir die verschiedenen, tollen open source Projekte ansehen, die die Software für online Kollaboration frei zur Verfügung stellen. Eine Kanban Software wie Wekan kannst du auf deinem eigenen Server installieren (lassen), oder für ein Hosting auf einem europäischen Server zahlen. Allerdings ist das Betreiben eines Kanban Boards auf dem eigenen Server nicht trivial für ein erstes Reinschnuppern zu aufwendig.
Möchtest du mit deinem Team ähnlich wie bei Microsoft 365 zusammenarbeiten, empfehle ich dir Nextcloud. Bei Nextcloud handelt es sich um einen sehr umfangreichen cloud Service, der sehr viele verschiedene Applikationen für die online Kollaboration und das Speichern von Daten bietet. Nextcloud beinhaltet mit Decks auch ein rudimentäres Kanban Board, welches aber für die oben vorgestellten Aufgaben ausreichend ist. Auch Nextcloud ist freie und open source Software, das heißt sie kann auf dem eigenen Server installiert werden. Es gibt aber auch hier wieder die Möglichkeit einen europäischen Anbieter zu wählen, der Nextcloud für dich und dein Team bereitstellt, zum Teil sogar kostenfrei.
